Persoonsgebonden informatie

Op 28 mei 2018 kwam de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Deze AVG geeft mensen het recht op inzage in de persoonsgegevens die een organisatie opslaat. Ook de Wegelaergroep maakt gebruik van persoonsgebonden informatie.

Op deze pagina kunt u lezen welke informatie dat is, waar die is opgeslagen en hoe u die informatie kunt inzien en zo nodig wijzigen of verwijderen.+

Ledenadministratie

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden.

De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL). Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen.
Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy

De gegevens in SOL zijn beschikbaar voor leiding en bestuursleden.

Gegevensbestanden

Naast de gegevens in SOL hebben we bij de volgende gegevensbestanden

De penningmeester

Beheert in het boekhoudsysteem Davilex gegevens die nodig zijn voor de contributiebetaling door de leden.
Hij beschikt voor dat doel over NAW gegevens, bankrekeningnummers en incassovolmachten.
Wilt u inzien welke gegevens hij over u heeft dan kunt u met hem een afspraak maken.
De papieren aanmeldingsformulieren voor leden en leiding worden door hem vernietigd zodra de gegevens in SOL en Davilex zijn verwerkt.
Het programma draait op een stand-alone computer, de back-up staat op een externe harde schijf bij de penningmeester

De secretaris

Beschikt over de papieren originele verklaringen omtrent het gedrag (VOG’s) zoals die zijn opgeslagen in SOL.
Het streven is er op gericht om deze originelen terug te geven aan diegenen over wie ze gaan en daar de bewaarfunctie te beleggen.
Voor het uitnodigen van personen voor speltak overschrijdende activiteiten als de nieuwjaarsreceptie en het verzenden van nieuwsbrieven beschikt de secretaris over een bestand aan namen met emailadressen.

De Scoutinggroep

Beschikt over de zogenaamde medische lijsten. Deze lijsten zijn zowel op papier als digitaal beschikbaar voor de speltakleiding van het betreffende onderdeel. De papieren lijsten worden bewaard in “de kluis”, die alleen voor Wegelaergroep vrijwilligers toegankelijke kast in het van Pallandthuis. De digitale lijsten zijn in beheer bij de penningmeester en worden, voor zomerkampen, ter beschikking gesteld van de kampleiding op een medium met encryptie. Medische gegevens worden nooit opgeslagen in SOL.

Social media

De groep heeft een 2 facebookpagina’s:

Op de besloten facebookpagina worden door de beheerders alleen personen toegevoegd die daarom gevraagd hebben of expliciet toestemming hebben gegeven.
De leden van de facebookgroep zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen privacy instellingen.

Binnen de groep gebruiken we verschillende WhatsApp groepen. Leden van de groepen zijn herkenbaar aan hun eigen naam en telefoonnummer. Leden zijn zelf verantwoordelijk voor de gegevens die verder worden meegestuurd.

VOG

Alle leiding en overige vrijwilligers beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) met daarin het punt “omgaan met informatie”.

Datalek

Datalekken worden via Scouting Nederland verplicht gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Derde partijen

Als wij als vereniging een overeenkomst met een derde partij aangaan waarbij persoonsgegevens moeten worden verstrekt, denk bijvoorbeeld aan een afspraak over het verspreiden van folders, maken we gebruik van de standaardvoorwaarden van Scouting Nederland.

Verstrekking persoonsgebonden informatie

Deze regeling wordt gepubliceerd op de website van de vereniging Wegelaergroep.
Alle vrijwilligers, leden en/of hun wettelijke vertegenwoordigers wordt de tekst per email toegestuurd.
Nieuwe vrijwilligers, leden en/of hun wettelijke vertegenwoordigers krijgen deze tekst samen met het inschrijfformulier.
De tekst wordt integraal opgenomen in het jaarplan van de vereniging.